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Asistente Ejecutivo (a)

Tipo de Empleo: Full Time - Presencial

Localización: Guaynabo, Puerto Rico

Salario: Comenzando entre $35,000 - $45,000 anual

¿Quienes somos? 🛴

En Skootel, estamos liderando la transformación de la micromovilidad (scooters compartidas y bicicletas eléctricas) en Puerto Rico. Somos una empresa innovadora y en constante crecimiento, comprometida con brindar soluciones de transporte urbano sostenibles, accesibles y eficientes.

Estamos buscando una Asistente Ejecutiva para unirse a nuestro equipo y ser una pieza clave en la organización y optimización de nuestras operaciones internas, sentando las bases para nuestro crecimiento continuo. 

Tu día a día ☀️

El/La Asistente Ejecutivo/a será el apoyo estratégico clave y fundamental para la dirección ejecutiva de Skootel, asegurando una gestión eficiente de la oficina y la coordinación entre departamentos. Este rol está diseñado para un/una profesional con capacidad organizativa excepcional, habilidad y mentalidad de líder, orientada a resultados, con discreción y altas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.

 

Como Asistente Ejecutivo/a, será responsable de coordinar la agenda ejecutiva, gestionar comunicaciones de alto nivel, supervisar procesos de nómina, apoyar en reportes financieros, y servir como enlace principal entre la dirección y los equipos internos, asegurando el funcionamiento eficiente de nuestra empresa y contribuyendo al logro de objetivos estratégicos.

Tus misiones principales 🚀
Gestiones Administrativas
  • Administrar de manera proactiva y estratégica la agenda del CEO/Presidente, priorizando compromisos, anticipando conflictos de horario y asegurando una gestión eficiente del tiempo ejecutivo. Esto incluye la coordinación de calendarios múltiples y la protección de espacios para tareas estratégicas.

  • Organizar y coordinar reuniones con stakeholders clave, incluyendo miembros de la junta directiva, inversionistas y socios estratégicos. Preparar agendas detalladas, gestionar la logística, documentar acuerdos clave y dar seguimiento a los compromisos establecidos.

  • Desarrollar y editar presentaciones de alto impacto para reuniones internas y externas, asegurando la calidad y consistencia del mensaje corporativo. Colaborar con diferentes departamentos para recopilar y sintetizar información crítica.

  • Gestionar con discreción absoluta correspondencia, documentos y comunicaciones confidenciales. Actuar como punto de contacto principal, filtrando y priorizando todas las comunicaciones dirigidas al ejecutivo, y asegurando respuestas oportunas y apropiadas.

  • Servir como enlace efectivo entre la oficina ejecutiva y otros departamentos, facilitando la comunicación y colaboración interdepartamental. Dar seguimiento a iniciativas clave y asegurar la ejecución de proyectos estratégicos.

  • Diseñar, implementar y supervisar procesos administrativos para garantizar la eficiencia operativa.

  • Coordinar la gestión de recursos materiales, financieros y tecnológicos para el buen funcionamiento de la oficina.

  • Procesar la nómina de empleados, asegurando precisión y cumplimiento en cada ciclo.

  • Crear y gestionar los horarios del equipo, garantizando productividad y eficiencia.

  • Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y financieros, implementando soluciones efectivas.

  • Ser el punto de contacto para temas administrativos y colaborar en proyectos especiales, asegurando una ejecución eficiente y alineada con los objetivos de la empresa.

  • Mantener los sistemas de archivo (digital y físico) actualizados, asegurando la fácil recuperación de información.

  • Gestionar la compra, inventario y control de suministros de oficina.

  • Recoger y gestionar correspondencia y paquetes en el correo, asegurando la correcta distribución interna.

Coordinación y apoyo a equipos
  • Coordinar y participar en reuniones de equipo semanalmente, asegurando un flujo de comunicación efectivo.

  • Diseñar, preparar y estructurar documentos, informes y materiales administrativos con altos estándares de calidad.

  • Manejar y coordinar calendarios, agendas, citas y reuniones de los directivos.

  • Coordinar itinerarios completos de viaje, incluyendo vuelos, hospedaje, transportación terrestre y agenda de reuniones. Preparar documentación necesaria, gestionar gastos y asegurar contingencias para cambios de último minuto.

  • Liderar la operación y mantenimiento de nuestra flota de vehículos.

Apoyo multidepartamental
  • Colaborar con Recursos Humanos en temas como incorporación de nuevos empleados, gestión de nómina y entre otros.

  • Apoyar en tareas administrativas de otros departamentos para garantizar la alineación con los objetivos organizacionales.

¿Tienes lo que hace falta? 💪🏻

 

Para tener éxito en este rol, debes ser una persona organizada, proactiva y con habilidades analíticas sólidas.

Requisitos clave
  • Ser completamente bilingüe.

  • Experiencia con permisología y trabajo de procesos gubernamentales: Fondo del Seguro del Estado, SINOT, Seguro Choferil, Patentes municipales, Permisos de Uso, etc.

  • Capacidad demostrada para manejar situaciones delicadas con tacto y profesionalismo, manteniendo relaciones positivas con ejecutivos, clientes y stakeholders de todos los niveles. Habilidad para comunicar mensajes difíciles de manera constructiva y gestionar conflictos eficazmente.

  • Competencia excepcional para gestionar múltiples proyectos y prioridades simultáneamente sin comprometer la calidad o los plazos. Capacidad comprobada para mantener la atención al detalle mientras se maneja un alto volumen de tareas complejas y demandas cambiantes.

  • Alto nivel de empatía y capacidad para leer e interpretar dinámicas interpersonales. Habilidad para adaptar el estilo de comunicación según el interlocutor, gestionar relaciones complejas y mantener la compostura bajo presión.

  • Disponibilidad completa para trabajar de forma presencial.

  • Flexibilidad excepcional para responder eficientemente a cambios de prioridades y demandas inesperadas. Capacidad para reorganizar rápidamente horarios y recursos mientras se mantiene la calma y profesionalismo, asegurando que los objetivos críticos se cumplan.

  • Habilidad en la toma de decisiones estratégicas basadas en indicadores clave de rendimiento (KPIs).

Educación

  • Grado universitario en Administración de Empresas con concentración en Contabilidad,  Finanzas, Sistema de oficinas y/o campos relacionados.

Experiencia
  • Al menos 3 a 5 años de experiencia en roles administrativos, de asistente ejecutivo(a) o financieros, idealmente en un entorno dinámico.

Habilidades técnicas
  • Dominio de herramientas financieras y software administrativo (Excel/Microsoft Office Nivel Experto: Dominio de tablas dinámicas, macros, formulas)

  • Quickbooks: Experiencia en configuración, administración y procesos de Vendor management como Invoicing, Collections, Accounts receivables.

  • ADP: Experiencia en gestión de nómina para más de 50 empleados.

Competencias personales
  • Habilidad de liderazgo

  • Capacidad analítica de resolución de problemas y toma de decisiones

  • Pensamiento crítico y estratégico

  • Habilidad de trabajo en equipo y colaboración

  • Habilidad para organizar y priorizar tareas de manera efectiva

  • Comunicación efectiva y asertiva

  • Capacidad para generar reportes financieros y analizar datos para la toma de decisiones.

  • Adaptabilidad y flexibilidad a los cambios

Lo que ganas al ser uno de los nuestros 🏆

 

En Skootel, creemos en el bienestar y desarrollo profesional de nuestro equipo. Al unirte a nosotros, disfrutarás de:

  • Salario competitivo dentro del rango establecido.

  • 60 días de vacaciones anuales.

  • Seguro médico 100% cubierto por la empresa para ti.

  • Ambiente laboral dinámico y colaborativo.

  • Oportunidades de crecimiento profesional en una empresa en expansión.

Tu Camino en Skootel: Paso a Paso 🛫
En la primera semana, espera:

  • Integrarte al equipo de Skootel y aprender sobre nuestra misión, valores y cultura organizacional.

  • Familiarizarte con nuestras operaciones administrativas y financieras actuales.

  • Conocer a los miembros clave del equipo y entender sus roles en la organización.

  • Acceder a las herramientas y sistemas utilizados en las operaciones diarias, como Google Workspace, Excel, QuickBooks y plataformas internas.

En el primer mes, espera:

  • Asumir el control de las operaciones administrativas diarias y gestionar tareas esenciales como nómina y cuentas por pagar.

  • Comenzar a preparar reportes financieros básicos y colaborar en la creación de presupuestos operativos.

  • Identificar áreas de mejora en procesos administrativos y proponer soluciones iniciales.

  • Establecer una rutina para gestionar los horarios y tareas del equipo de manera eficiente.

En los primeros seis meses, espera:

  • Implementar mejoras operativas para optimizar la productividad.

  • Colaborar con la gerencia en proyectos estratégicos relacionados con el crecimiento de la empresa.

  • Monitorear el progreso de las metas operativas y ajustar procesos según sea necesario.

  • Dominar las herramientas de gestión interna y proponer nuevas herramientas o sistemas para aumentar la eficiencia.

En los primeros nueve meses, espera:

  • Establecer procedimientos estandarizados para las operaciones administrativas y financieras.

  • Liderar la implementación de procesos que impulsen el crecimiento y la escalabilidad de las operaciones.

  • Convertirte en el principal punto de contacto para las operaciones administrativas y estratégicas.

En el primer año, espera:

  • Haber establecido operaciones administrativas sólidas y eficientes que respalden el crecimiento continuo de Skootel.

  • Liderar iniciativas estratégicas que impacten directamente en la expansión y eficiencia de la empresa.

  • Formar parte del equipo de liderazgo estratégico, colaborando en la definición de metas y objetivos a largo plazo.

  • Desarrollar un equipo de soporte administrativo conforme crezcan las necesidades de la empresa.

¡Únete a nuestro equipo y transforma la micromovilidad con nosotros! 🚲
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